Tata kelola Arsip
FacebookTwitterEmailGmailWhatsApp

Komitmen – Merujuk Pasal 1 Peraturan Menteri Lingkungan Hidup Dan Kehutanan Republik Indonesia Nomor P.44/Menlhk/Setjen/Kum.1/5/2016 Tentang Pedoman Tata Kearsipan.

Pertama Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.

Kedua Tata Kearsipan adalah kegiatan pengelolaan arsip sejak dibuat, diterima, diproses, disimpan, sampai dengan disusutkan.  Ketiga Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam sistem kearsipan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Keempat, Arsip Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang selanjutnya disebut arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Kelima, Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Keenam, Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Ketujuh, Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Kedelapan, Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Baca juga :   Pemuda Milenial Bulukumba Siap Menyongsong Peradaban dan Kejayaan Islam

Kesembilan, Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Kesepuluh, Arsip terjaga Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang selanjutnya disebut arsip terjaga adalah arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

Kesebelas, Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan arsip yang disusun secara logis dan sistematis berdasarkan kesamaan urusan kegiatan organisasi serta berfungsi sebagai pedoman pemberkasan dan penemuan kembali. Keduabelas,  Pola Klasifikasi adalah suatu pola atau bagan yang berupa daftar pengelompokan subyek yang dibuat secara berjenjang/hierarki, yang disusun berdasarkan kesamaan urusan kegiatan atau masalah dan dibuat secara logis dan sistematis.

Ketigabelas, Kode Klasifikasi adalah tanda pengenal urusan suatu dokumen dari klasifikasi yang telah ditetapkan. Keempatbelas, Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Baca juga :   Pengertian Komitmen, Apa Itu?

Kelimabelas, Klasifikasi keamanan arsip dinamis adalah pengkategorian/penggolongan arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan.

Keenambelas, Klasifikasi akses arsip adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.

Tujuhbelas Kartu Kendali/Buku Kendali adalah lembar isian atau formulir untuk mencatat data/informasi suatu naskah dinas. Delapanbelas, Lembar Disposisi adalah lembar isian/formulir untuk memberikan petunjuk/instruksi dan berfungsi sebagai sarana pengendalian perkembangan naskah dinas.

Sembilanbelas, Lembar Penerus adalah lembar yang berfungsi sebagai alat pengendali dan memonitor surat di lingkungan Unit Pengolah. Duapuluh, Lembar Pengantar Naskah Dinas Biasa/Rahasia adalah formulir yang digunakan sebagai sarana pengiriman dan bukti penerimaan naskah dinas biasa/rahasia.

Keduapuluh satu, Jaringan Informasi Kearsipan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip yang dikelola oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.