Tata Kelola Kearsipan
FacebookTwitterEmailGmailWhatsApp

Komitmen – Masih melanjutkan penjelasan butir-butir pada Pasal 1 Peraturan Menteri Lingkungan Hidup Dan Kehutanan Republik Indonesia Nomor P.44/Menlhk/Setjen/Kum.1/5/2016 Tentang Pedoman Tata Kearsipan lingkup Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.

Keduapuluh dua, Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. Keduapuluh tiga, Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

Keduapuluh empat, Unit Kearsipan I adalah satuan kerja pada Eselon I yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Keduapuluh lima, Unit Kearsipan II adalah satuan kerja pada Eselon II yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Keudapuluh enam, Unit Kearsipan Daerah adalah satuan kerja lingkup Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan di daerah yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

Keduapuluh tujuh, Unit Pusat Kearsipan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan adalah satuan kerja pada Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang mempunyai tugas pokok menyusun kebijakan dibidang kearsipan, menerima, mengolah, menyimpan, menyusutkan arsip inaktif, melakukan penataan sistem kearsipan, pelayanan jasa kearsipan dan penyuluhan, perawatan koleksi dan pelacakan arsip serta pengembangan teknologi kearsipan, menganalisis nilai guna, preservasi dan konservasi arsip, penyelamatan dan pengamanan arsip vital dan arsip  terjaga, serta melakukan akuisisi arsip Kementerian  Lingkungan Hidup dan Kehutanan.

Keduapuluh delapan,  Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip  statis dan pembinaan kearsipan nasional (ANRI). Keduapuluh Sembilan, Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang  tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Ketigapuluh, Autentikasi adalah proses validasi untuk pengesahan suatu dokumen. Ketigapuluh satu, Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab  melaksanakan kegiatan kearsipan. Ketigapuluh dua,  Pengelola Arsip adalah sumber daya manusia di bidang kearsipan.

Baca juga :   Kelor di Kabupaten Jeneponto Akan Ikuti Jejak Kelor di Kabupaten Blora Jawa Tengah

Ketigapuluh tiga, Naskah Dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan. Ketigapuluh empat, Naskah Dinas Penting adalah naskah dinas yang isinya mengandung hal-hal yang bersifat strategis,  kebijaksanaan dan operasional serta memerlukan proses penyelesaian lebih lanjut. Ketigapuluh lima, Naskah Dinas Rahasia adalah naskah dinas yang isinya  mengandung hal-hal yang bersifat rahasia.

Ketigapuluh enam, Naskah Dinas Biasa adalah naskah dinas yang isinya mengandung hal-hal yang bersifat rutin. Ketigapuluh tujuh, Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas adalah proses penanganan naskah dinas masuk yang meliputi kegiatan penerimaan, pengarahan dan pencatatan oleh Unit Kearsipan sampai diterima di Unit Pengolah, dan sejak naskah dinas keluar selesai diproses/ ditandatangani Pimpinan Unit Pengolah sampai dikirim  oleh Unit Kearsipan. Ketigapuluh delapan, Penerima adalah pegawai di Unit Kearsipan/Tata Usaha yang bertugas menerima naskah dinas masuk.

Ketigapuluh Sembilan, Pengarah adalah Kepala Sub Bagian Persuratan/Tata Usaha/Umum di Unit Kearsipan/Tata Usaha yang bertugas mengarahkan, menentukan kode klasifikasi dan  indeks naskah dinas masuk.

Keempatpuluh, Pencatat adalah pegawai di Unit Kearsipan/Tata Usaha yang bertugas mencatat data naskah dinas masuk dan  naskah dinas keluar pada kartu kendali/buku kendali/jaringan informasi kearsipan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan serta menyimpan kartu kendali lembar ke-2. Keempatpuluh satu, Tata Usaha Pengolah adalah unit ketatausahaan di Unit Pengolah. Keempatpuluh dua, Sekretaris Pimpinan adalah Petugas yang melaksanakan fungsi kesekretariatan pimpinan.

Keempatpuluh  tiga, Berkas adalah himpunan arsip yang disusun berdasarkan kesamaan jenis (seri), kesamaan masalah  (rubrik) atau kesamaan urusan/kegiatan (dosir). Keempatpuluh empat, Penataan Berkas atau pemberkasan adalah suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis untuk memudahkan penemuan kembali arsip secara mudah, cepat dan tepat yang dilakukan berdasarkan sistem subjek dimana arsip-arsip ditata berdasarkan kelompok masalah dengan menggunakan klasifikasi arsip Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan sebagai panduan pengelompokan.

Baca juga :   Rasulullah SAW Sebagai Uswah Dalam Kehidupan Bermasyarakat Tema Maulid Nabi di Masa Pandemi

Keempatpuluh lima, Indeks adalah tanda pengenal utama suatu dokumen untuk membedakan antara berkas satu dengan lainnya dalam suatu kode/masalah yang berfungsi sebagai penemuan kembali arsip. Keempatpuluh enam, Kartu Tunjuk Silang adalah kartu pelengkap indeks yang berfungsi untuk mempertemukan keterangan yang berbeda tetapi sama artinya dan yang berbeda tetapi  saling berkaitan.

Keempatpuluh tujuh, Daftar Arsip Aktif adalah daftar yang berisi sekurang kurangnya memuat unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, indeks, isi ringkas, tahun, jumlah arsip, sifat,  lokasi penyimpanan, dan keterangan. Keempatpuluh delapan, aftar Arsip Inaktif adalah daftar yang berisi sekurang kurangnya memuat pencipta arsip/unit pengolah, nomor  urut, nomor arsip, kode klasifikasi, indeks, isi ringkas, tahun, jumlah arsip, sifat, lokasi penyimpanan, nomor boks, dan keterangan. Keempatpuluh Sembilan, Daftar Isi Berkas adalah daftar yang berisi sekurang[1]kurangnya memuat unit pengolah, nomor urut, kode, indeks, isi ringkas, isi berkas, tahun, jalan masuk, lokasi  penyimpanan, dan keterangan.

Kelimapuluh, Penemuan Kembali adalah suatu cara untuk memudahkan menemukan kembali arsip yang dibutuhkan secara lengkap dengan cepat, tepat, dan akurat. Kelimapuluh satu, Penilaian Arsip adalah proses kegiatan evaluasi arsip dari aspek substansi informasi, fungsi dan karakteristik fisik serta menentukan waktu kapan suatu arsip harus disimpan/disusutkan berdasarkan nilai guna/Jadwal Retensi Arsip. Kelimapuluh dua, Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan  pemerintahan di bidang lingkungan hidup dan kehutanan.